Organização de Estoque: 8 dicas infalíveis de como fazer

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Ter um estoque organizado é algo fundamental para que todo o processo de produção de uma empresa funcione em harmonia. Ao contrário do que muitos podem pensar, a organização de estoque não é apenas uma atividade de classificação e disposição de determinados itens e produtos.

Organizar um estoque é algo que deve ser feito levando em conta toda a cadeia de produção – desde os fornecedores até o consumidor final. Apenas assim o processo se tornará eficiente.

E, falando em eficiente, a Guarde Mais elaborou uma lista completa com dicas e insights infalíveis para você melhor organizar seu estoque.
Aproveite!

1. Entendendo sua lógica de produção

Antes de tudo, é importante entender a lógica (também conhecida como estratégia) de produção da sua empresa. Ela pode se dar de duas maneiras.

A primeira, make-to-order (MTO), relaciona o pedido como condição para a produção. Então, nesse caso a produção somente é iniciada após a confirmação de um pedido.

A segunda lógica de produção é a make-to-stock (MTS). Nela, a produção é condicionada de acordo com a previsão de demanda. Assim, os produtos são fabricados em maior quantidade e armazenados em estoque.

No item quatro você verá que tanto a produção MTO quanto MTS trabalham com estoque. A importância de conhecer a lógica de produção da sua empresa é que, a partir dela, planos elaborados em relação ao estoque refletirão a maneira de organização da indústria. Isso aumenta muito as chances de um estoque organizado de acordo com as etapas da produção, que é algo que deve ser eficientemente alcançado por qualquer empresa que deseja se tornar ou manter uma posição competitiva no mercado.

2. Equilibrando seu estoque

A falta de produtos e materiais no estoque pode interromper a produção e implicará também na perda de vendas. Por outro lado, um estoque em excesso pode levar à perda de dinheiro, pois ele acaba desequilibrando financeiramente a empresa.
Assim, é importante sempre ter em mente que o que você precisa é de um equilíbrio no seu estoque. Nem falta, nem excesso. Mas como atingir esse equilíbrio? Isso você vai descobrir mais para frente.

3. Definindo prioridades

Dentre as inúmeras prioridades de uma empresa está a seguinte: manter o nível de produção constante, mas conseguir se adaptar a flutuações nas taxas de demanda do mercado.
Neste quesito das prioridades entra a escolha de um fornecedor. Mas como fazer isso? Para identificar fontes de fornecimento você pode utilizar:

  • Relações de fornecedores;
  • Revistas especializadas no seu segmento de atuação;
  • Visitas de representantes comerciais;
  • Feiras e eventos;
  • Indicações de pessoas do meio;
  • Pesquisas online.

Com uma lista de potenciais fornecedores será então necessário descobrir qual o melhor para a sua empresa. Para isso, você pode utilizar parâmetros como prazos, preços, atendimento e condições.

No caso específico para o estoque, procure o fornecedor que apresente flexibilidade para lidar com demandas inesperadas e contem também com uma entrega rápida. Essas características são essenciais para que seu estoque sempre se mantenha em níveis ideais. Ademais, escolher bem um fornecedor implica que mesmo que algum imprevisto surja (como o aumento inesperado nos níveis de demanda) você estará coberto por meio de uma parceria respaldada pela confiança.

4. Melhorando a disposição espacial do estoque

Essa dica tem como objetivo melhorar a administração do tempo. E ela é um tanto lógica. Mas, antes de expressar nossa ideia é necessário fazer uma distinção entre os tipos de estoques. Basicamente, existem três tipos de estoque em uma empresa.

O primeiro seria o de matérias-primas. Neste estoque se encontram os produtos brutos originados dos fornecedores. Antes de fazer parte dos processos de produção, é necessário que esses produtos sejam armazenados.

Já o segundo tipo de estoque é aquele composto por peças e mercadorias que já tiveram seu processo de produção iniciado, mas ainda não estão finalizadas. Essa categoria de estoque está presente principalmente nas indústrias que realizam a produção em etapas, com o trabalho disperso em diferentes setores. Findo o trabalho em um dos setores, será então necessário armazenar o produto e esperar que ele seja recolhido pelo setor seguinte.

Por fim, o terceiro tipo de estoque é aquele composto com o produto já pronto, apenas aguardando o pedido para que seja então realizada sua distribuição.

Agora que você já sabe sobre os diferentes tipos de estoque vamos à dica. Para a melhor administração do tempo de produção, os estoques devem ser dispostos de acordo com os pontos de escoamento dos produtos.

Por exemplo, um estoque de matérias-primas deve estar próximo da linha de produção, uma vez que seu trânsito será interno. Já o estoque de mercadorias ainda em sua forma bruta (não acabadas) deve estar próximo do setor que continuará o processo de fabricação.

Diferente dos dois últimos estoques, o estoque das mercadorias já prontas deve ser organizado de acordo com a ótica de sua distribuição. Você deve então decidir qual é o melhor ponto de escoamento da mercadoria do estoque para o mercado.

5. Trabalhando com previsões

Trabalhar com o controle de estoque resume-se, basicamente, a trabalhar com a demanda. Não adianta ter um estoque muito grande se a demanda não corresponde às expectativas. Do contrário, ter um estoque reduzido e uma demanda alta significa que você irá perder espaço no mercado. E esse espaço acabará sendo preenchido pelos seus concorrentes.

A ciência que trabalha, entre outras coisas, com a previsão de demanda dos consumidores é a economia. Isso não significa que você precisa ser um gênio nesta matéria, mas que você deve pelo menos entender os princípios e as forças que regem o mercado.

Um conceito muito importante para se ter em mente é o dos picos de sazonalidade. De maneira geral, esses picos indicam determinado período em que a demanda por determinados produtos e/ou serviços é maior.

Os picos de sazonalidade no comércio estão usualmente ligados às datas comemorativas. Dia das mães, dia dos pais, dia dos namorados, natal, etc., são datas que apresenta picos de sazonalidade em determinados segmentos do comércio.

Identificar os picos de sazonalidade dos produtos que sua indústria fabrica é essencial para que o suprimento de matérias-primas e a produção de bens não sejam afetados. É também a garantia de que seu produto sempre estará disponível para o consumidor.

6. Elabore uma ficha de controle de estoque

É importante manter informações atualizadas sobre o seu estoque. Isso ajudará você a controlar melhor os prazos de pedidos para fornecedores, além de também permitir um fluxo de produção mais eficiente.

De acordo com o SEBRAE, as fichas de estoque contam, no mínimo, com as seguintes informações:

  1. Código e descrição do produto/material;
  2. Unidade de consumo (peso, medida, peça, etc.);
  3. Estoque mínimo;
  4. Endereço de localização;
  5. Data do evento de entrada ou saída do produto/material
  6. Quantidade de entrada, saída e saldo do produto/ material.

7. Faça as TICs trabalharem por você

Essa dica serve para complementar a anterior. As Tecnologias de Informação e Comunicação oferecem ferramentas valiosíssimas para a administração de estoque. Planilhas e base de dados permitirão que você tenha um controle mais exato sobre o que está acontecendo no seu estoque.

No fim, ter todos os dados reunidos de forma digital permitirá que as decisões tomadas sejam otimizadas. Além disso, pensou no trabalho necessário para elaborar e administrar fichas de estoque físicas?

8. Utilizando um self-storage para armazenar seu estoque

Nossa última dica é também uma forma de inovar na sua empresa. Você se lembra da dica #6, na qual falamos da melhor disposição do seu estoque? Então, um self-storage pode ser uma solução perfeita para esse problema.

Na realidade, o self-storage pode fazer parte da estratégia da sua empresa. Ele oferece espaço adicional para seu estoque e se apresenta muito vantajoso, principalmente nos casos de picos de sazonalidade e também como local de armazenamento de um estoque de segurança – para o caso de aumento inesperado de demanda.

Por fim, um self-storage apresenta a vantagem de possuir espaços de acordo com as suas necessidades de armazenamento – desde os menores até os maiores. Além disso, há uma facilidade adicional com o contrato, que é muito mais flexível do que os de aluguéis convencionais.

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