Como organizar um arquivo morto

organizar arquivo morto

Por quanto tempo guardar documentos?

A legislação determina que um documento deve ser guardado por 20 anos. O que significa que seu arquivo morto vai ter vida depois da morte.

Você sabe que é de lei mantê-lo em seu devido lugar.

As empresas buscam otimizar a qualidade, e entre as metas, a gestão de documentos com melhor destinação do seu ‘arquivo morto’.

Geralmente, documentos que tiveram importância em determinado período jazem amontoados em armários ou ocupando um espaço que poderia ser melhor aproveitado.

E já que o assunto é arquivo morto, o m² também anda pela hora da morte – a crise está aí e as empresas sentem seus efeitos impactantes notadamente nas despesas.

Dependendo da organização, os documentos vão se agigantando a cada ano. E não podem ser descartados, como determina a legislação.

O que é arquivo morto

Não é à toa que existem tantas dúvidas e dificuldades quanto a como organizar um arquivo morto: documentos trabalhistas, contas, contratos, relatórios, recibos do Imposto de Renda, garantias de equipamentos comprados, etc., etc.  Estes são apenas exemplos de todos os papeis que devem ser mantidos no local de armazenagem por vários anos.

Todos vão para o arquivo morto até como prova para quaisquer eventualidades.

Existem ainda arquivos inativos, com documentos que vez por outra são consultados. E também, você sabe, os ativos, que exigem toda a atenção, foco e comprometimento, pois estão ocorrendo em tempo real.

Assim como certa vez, os que agora fazem parte do arquivo morto já tiveram os seus momentos de glória.

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Como organizar um arquivo morto

Entre as principais vantagens de ter um arquivo morto, destacam-se:

• Evitar repetir erros do passado, tendo como base as estratégias implementadas;

• Reencontrar fornecedores específicos para novas demandas;

• Otimizar seu tempo, evitando desgaste e perda de tempo na procura de documentos.

Sua empresa pode muito bem manter seu arquivo morto em pastas dentro de caixas e armários, só que na sua administração é você quem manda.

Primeiro o mais importante: papéis se desgastam com o tempo, por isso é bom digitalizar todos os documentos antes de ordená-los.

Selecione e classifique os documentos, através de etiquetas ou códigos numéricos.

Faça um projeto

Com o local para guardar o arquivo morto definido, monte um projeto.  Estantes, caixas, gavetas são alguns dos móveis que auxiliam na organização do espaço. Em seguida, crie uma espécie de divisão semelhante aos corredores de um supermercado: contratos em um determinado local, separados dos documentos trabalhistas, que ficarão em outra seção, etc.

Subcategorias

Além de categorizar os documentos, crie subcategorias. Assim, se for necessário encontrá-los, você saberá exatamente onde estão. Por exemplo: uma caixa pode ter contratos de 2010, com uma pasta para cada mês. Outra, os documentos trabalhistas, separados por ano ou pelo sobrenome do colaborador, assim em diante. Caso um documento se encaixe em mais de uma categoria ou subcategoria, crie uma referência cruzada: uma anotação dizendo a outra categoria na qual ele se encaixa basta para evitar confusão.

Cuidado com a logística

Defina a melhor forma de transportar o arquivo morto até a empresa onde ele será guardado. Não faça toda a mudança de uma vez, monte um cronograma e vá com calma.

A pressa é inimiga da organização: se o transporte for feito com muita pressa, é possível que o sistema de organização não seja cumprido, ou, até mesmo, que partes do arquivo se percam pelo caminho.

Quais os melhores métodos para guardar?

Em Caixas:

As caixas de um arquivo morto devem ser organizadas por áreas, departamentos ou setores de cada empresa.

Caixas de plástico, as opções oferecidas são:

Caixas de polionda no formato ofício, quadradas com furos, de plástico em polipropileno e com divisórias, extremamente duráveis, e você conta com a opção de cores para facilitar na organização. Exemplos: recibos na pasta azul, contas pagas na verde, etc.

Pastas suspensas: em uma sala, as pastas suspensas ajudam, existem inclusive armários com gavetões que vão garantir que seu arquivo morto pode engordar à vontade e ainda sobrar espaço.

Caixas de papelão, com duas capas, ou com material reciclado, em papelão branco, enfim, existem ótimas opções e com relativa durabilidade.

Armários:

Os armários de aço são os mais comuns, e com opções de cores para valorizar os ambientes. Mas, você pode encontrar os de madeira, em mogno ou carvalho ou os compensados em MDF – que são mais em conta e que estão na moda, mas que se adequam perfeitamente à sua decoração.

Treine seus colaboradores

Se muitas pessoas tiverem acesso ao arquivo morto, a organização pode ser comprometida. Assim, nomeie alguns funcionários para ter acesso ao local de armazenagem do arquivo morto e ofereça treinamentos sobre o sistema de categorias. Desta forma, eles saberão como encontrar e arquivar um documento quando houver necessidade.

Não se esqueça da manutenção

Faça uma limpeza periódica nos arquivos. Conforme o tempo passa, há documentos do arquivo morto que podem ser jogados fora e outros que passam a fazer parte dele. Acompanhar este fluxo faz com que você ganhe espaço no local de armazenagem e mantenha sua organização.

Empresas que guardam arquivo morto

Muitas empresas oferecem o serviço de guarda de documentos e precisam estar prontas para reincorporar qualquer documento assim que necessário, sempre com total segurança, além da velocidade na entrega.

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