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Como organizar um arquivo morto

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empresa que guarda arquivo morto

Procurar uma empresa que guarda arquivo morto é essencial para uma armazenagem eficaz.

 

A legislação brasileira afirma que a armazenagem de alguns documentos deve ser mantida por alguns anos após sua emissão. É o tal do arquivo morto, um verdadeiro pesadelo para alguns negócios.

Contudo, não é à toa que existem tantas dúvidas e dificuldades quanto a como organizar um arquivo morto: documentos trabalhistas, contas e contratos são apenas exemplos de todos os papeis que devem ser mantidos no local de armazenagem por vários anos.

O primeiro passo para manter a documentação organizada é alugar um espaço em uma empresa que guarda arquivo morto, como um self storage. Em seguida, siga estas dicas sobre como organizar um arquivo morto e tenha sempre acesso rápido e fácil a seus documentos:

Faça um projeto

Com o local para guardar o arquivo morto definido, monte um projeto.  Estantes, caixas, gavetas são alguns dos móveis que auxiliam na organização do espaço. Em seguida, crie uma espécie de divisão semelhante aos corredores de um supermercado: contratos em um determinado local, separados dos documentos trabalhistas, que ficarão em outra seção, etc.

Subcategorias

Além de categorizar os documentos, crie subcategorias. Assim, se for necessário encontrá-los, você saberá exatamente onde estão. Por exemplo: uma caixa pode ter contratos de 2010, com uma pasta para cada mês. Outra, os documentos trabalhistas, separados por ano ou pelo sobrenome do colaborador, assim em diante. Caso um documento se encaixe em mais de uma categoria ou subcategoria, crie uma referência cruzada: uma anotação dizendo a outra categoria na qual ele se encaixa basta para evitar confusão.

Cuidado com a logística

Defina a melhor forma de transportar o arquivo morto até a empresa onde ele será guardado. Não faça toda a mudança de uma vez, monte um cronograma e vá com calma.

A pressa é inimiga da organização: se o transporte for feito com muita pressa, é possível que o sistema de organização não seja cumprido, ou, até mesmo, que partes do arquivo se percam pelo caminho.

Digitalize o arquivo morto

Por mais organizado que você seja, papeis podem se perder e estão sujeitos à ação do tempo. Além de manter seus documentos em uma empresa que guarda arquivo morto, digitalize aqueles que são mais importantes e/ou mais usados no cotidiano. Além de prevenir perdas, você facilita o acesso a eles.

Treine seus colaboradores

Se muitas pessoas tiverem acesso ao arquivo morto, a organização pode ser comprometida. Assim, nomeie alguns funcionários para ter acesso ao local de armazenagem do arquivo morto e ofereça treinamentos sobre o sistema de categorias. Desta forma, eles saberão como encontrar e arquivar um documento quando houver necessidade.

Não se esqueça da manutenção

Faça uma limpeza periódica nos arquivos. Conforme o tempo passa, há documentos do arquivo morto que podem ser jogados fora e outros que passam a fazer parte dele. Acompanhar este fluxo faz com que você ganhe espaço no local de armazenagem e mantenha sua organização.

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