Controle de almoxarifado

O almoxarifado é um local de extrema importância para o bom funcionamento de muitas empresas e comércios. São neles em que ficam armazenados e estocados todos os produtos necessários para uso interno.

A pessoa responsável pela manutenção de um almoxarifado é o almoxarife ou estoquista. Esse cargo apresenta muitas responsabilidades, pois cabe ao almoxarife prezar pela organização e controle do almoxarifado.

Gestão de almoxarifado e gestão de estoque

Apesar de apresentar certa semelhança, é importante destacar que um almoxarifado apresenta uma função diferente de um estoque.

Os dois locais são utilizados para o armazenamento e estocagem de produtos físicos. O que diferencia um estoque de um almoxarifado é a finalidade dos produtos que se encontram neles.

No caso do estoque, os produtos em seu interior são utilizados com o objetivo de serem comercializados.

Já em um almoxarifado, o objetivo principal é armazenar objetos e instrumentos que serão utilizados nas rotinas produtivas da empresa. Ou seja, tudo que está depositado em um almoxarifado não será vendido, e sim utilizado pela própria empresa para que possa continuar a prestação e execução dos serviços.

Como todo tipo de estoque, há custos e riscos que são gerados em razão do almoxarifado. Porém, isso não tira a importância desse local.

Mas o que fica armazenado em um almoxarifado? Isso depende principalmente do tipo de empresa. Em um supermercado, por exemplo, é possível encontrar em um almoxarifado produtos de higiene e limpeza, bobinas para máquinas registradoras, luvas e botas para açougueiros, etc.

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Como fazer o controle de almoxarifado

O controle e a gestão de almoxarifados são funções que permitem que o ambiente interno da empresa esteja sempre em harmonia por meio do suprimento contínuo de materiais necessários para o funcionamento do estabelecimento.

Com uma importância tão grande assim, deve-se ter em mente que a gestão do almoxarifado deve ser guiada por uma série de princípios que permitam uma melhor otimização dos trabalhos. A seguir, você pode conferir algumas dicas que irão ajudar sua empresa a melhor organizar e gerir um almoxarifado.

Avalie o estado do seu almoxarifado

Uma estocagem apropriada implica também em um local apropriado para a armazenagem dos produtos. Assim, é importante verificar e prezar pela limpeza e higiene do almoxarifado. Procure verificar se não há erros estruturais na construção, como infiltrações ou muita umidade. Igualmente importante é realizar ações periódicas para o controle de pragas.

Também se atente para o próprio espaço. O local é o melhor possível para a localização do almoxarifado?

O inventário

Realizar o inventário do almoxarifado é uma das primeiras ações a serem tomados por quem nunca realizou um controle sobre o almoxarifado.

Trata-se basicamente de registrar e anotar a quantidade de tudo o que se encontra em seu interior.

O inventário será a base de todo o controle posterior. Por meio dele será possível contabilizar a saída de itens, verificar os que têm mais liquidez e ainda fazer projeções.

O inventário não é uma ação que deve ser realizada apenas no começo do controle do inventário. Muito pelo contrário, eles devem ser feitos com alguma periodicidade. Dessa maneira, será possível verificar se os dados levantados estão acurados e se refletem a realidade do almoxarifado.

A disposição interna

A disposição interna também deve ser levada em conta no almoxarifado. Para um melhor controle, é essencial que os produtos sejam facilmente identificáveis e quantificáveis.

Para isso, atente-se para o layout de almoxarifado, pois ele pode tornar o dia a dia de controle muito mais fácil. Você pode conferir a seguir algumas dicas para almoxarifado:

• Todos os produtos devem ser catalogados, etiquetados e registrados em uma planilha;
• Cuidado com o acondicionamento: os itens devem ser acondicionados em locais que conservem suas qualidades.
• Os itens que apresentam uma rotatividade maior devem ficar em um local facilmente inidentificável e de fácil acesso;
• Produtos que possuem uma rotatividade menor podem ser colocados mais no interior ou no alto de prateleiras.
• Procure verificar se não há risco de contaminação caso ocorra algum acidente com produtos armazenados no interior do almoxarifado.
• Caso alguns produtos sejam dispostos em locais muito altos, mantenha sempre uma escada no interior do almoxarifado para que eles possam ser alcançados.

Seguir esses passos permitirá uma melhor otimização das rotinas e um trabalho cada vez mais competitivo no interior da empresa.

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Recursos digitais para uma melhor organização

Apesar de ser possível realizar um controle de estoque apenas com papel e caneta, isso não é viável. Principalmente dentro de empresas que apresentam uma movimentação muito rápida dos produtos armazenados no almoxarifado.

Além de demandar mais tempo, um controle “analógico” do estoque está mais passível de erros.

Por isso, a solução mais eficiente é realizar um controle digital do almoxarifado. Por meios de planilhas ou softwares específicos para controle de estoque é possível diminuir as margens de erro dos planejamentos e trabalhos realizados.

Indicadores

Os relatórios de eficiência são uma parte essencial para o controle do almoxarifado.

Por meio dos relatórios é possível descobrir a eficiência dos trabalhos realizados no almoxarifado, prever sazonalidades, descobrir quais são os itens mais demandados e ainda verificar se há uma quantia mínima disponível para caso ocorra algum imprevisto.

Por meio dos relatórios é possível alcançar cada vez mais a acurácia e exatidão dos serviços que envolvem o almoxarifado e melhorar ainda mais o atendimento ao cliente.

Erros comuns na gestão de almoxarifado

Vamos destacar também alguns erros que são frequentemente cometidos e que acabam prejudicando a eficiência de toda a operação. Esses são erros fáceis de serem evitados, mas, para isso, é necessário um bom planejamento.

A seguir, listamos alguns erros que não devem ser cometidos em um almoxarifado:

• Não prevenir as incertezas do mercado. Esse é um erro bastante comum de muitas empresas. Elas não se previnem com uma quantidade mínima de estoque dos itens dos almoxarifados. Caso ocorra algum evento inesperado, como atrasos para receber determinados produtos do fornecedor, as operações internas podem acabar prejudicadas.
• Não saber lidar com flutuações na demanda ou sazonalidades. Esse é um erro que está ligado ao anterior, mas apresenta uma origem diferente. Nesse caso, a falta de suprimento se dá por razões ligadas às flutuações no uso de determinados produtos que fazem com que a quantidade disponível em estoque não seja suficiente para suprir as demandas internas.
• Não apresentar um cronograma. O trabalho dentro de um almoxarifado está intimamente ligado à palavra periodicidade. É necessário que haja uma revisão contínua no controle do almoxarifado. Somente assim você conseguirá ter uma visão mais apurada do que se encontra no interior do local e o que necessita ser adquirido.
• Não utilizar as informações produzidas por meio dos relatórios de maneira estratégica. Os relatórios são uma fonte riquíssima de informações que devem ser utilizadas a favor da empresa. Por exemplo, você pode aproveitar para negociar preços diferenciados para produtos que adquire com frequência. Além disso, é possível verificar quedas na demanda de alguns produtos ou amentos na de outros e, assim, adaptar-se de maneira a prevenir prejuízos.

Outro erro comum no controle de almoxarifados é não manter uma exatidão no controle de entrada e saída de produtos. Lembre-se que apenas com informações acuradas é possível tomar medidas estratégicas que visem melhorar o funcionamento do almoxarifado.

Além disso, no caso dos produtos que possuem data de vencimento, isso é essencial para que não haja perdas que facilmente poderiam ter sido evitadas.