Solicite um orçamento, é rápido!

      Solicite um orçamento, é rápido!

          BLOG

          6 Dicas de organização para documentos e arquivos

          |

          A hora de procurar documentos é sempre a mais difícil, afinal, antes de espaços online para arquivar, o processo era manual. E, mesmo com os avanços tecnológicos, muitos preferem manter uma cópia impressa de documentos importantes.

          Além do mais, uma boa gestão de documentos reflete a gestão empresarial e até a organização da firma, ou seja, é de extrema importância que os arquivos estejam sempre em dia e em um lugar protegido.

          Mas o fato é que manter documentos e arquivos empresariais em fundos de gavetas de escritório ou em quartos vazios não é uma opção segura e nem organizada. Mas como manter os papéis em ordem? Confira algumas dicas!

          A imagem mostra uma pessoa procurando determinado arquivo.

          Veja o que realmente é necessário

          Guardar pilhas e pilhas de papéis antigos não serve para nada mais. Antes de começar a organização, é preciso verificar quais documentos serão realmente necessários no futuro.

          É claro que muitos documentos empresariais têm prazos de vigência de mais de 10 anos, por isso, é bom que estes estejam separados para não serem confundidos. Alguns documentos seguem um prazo, normalmente, fixo. Mas, excluindo esses, não há a necessidade de guardar alguns arquivos por tanto tempo, confira alguns exemplos:

          • Prazo de 1 ano: canhotos de cartão de crédito, extratos e contratos de seguro não precisam serem mantidos por tanto tempo;
          • Prazo de 3 anos: por esse tempo, é interessante manter documentos como recibos de pagamento;
          • Prazo de 5 anos: documentos como IPTU, IPVA, Imposto de Renda, comprovante de pagamento de contas de água, luz, telefone, gás, recibos de pagamentos de profissionais liberais e pagamentos de condomínio são exemplos de arquivos que devem ser mantidos por, pelo menos, 5 anos.
          • Prazo de 20 anos: sem dúvidas, toda a papelada necessária para comprovar a aposentadoria para o INSS deve ser guardada a sete chaves e de fácil acesso;
          • Para a vida toda: o que é fundamental sempre ter guardado são certidões, escrituras, matrícula de imóveis, holerites, carnês de INSS, alterações de contrato social…

          Ou seja, para manter o estoque organizados, é preciso filtrar e realmente avaliar o que deve continuar guardado.

           

          Separe arquivos por categorias

          Outra dica para armazenagem de arquivos é manter organizado por pilhas, facilitando a busca. Por exemplo, dividir em documentos relacionados com seguros, impostos, finanças, sociedade, contabilidade, recursos humanos, enfim, são diversos filtros que podem ser utilizados e que, com certeza, farão a diferença.

          Além disso, utilizar pastas com divisórias pode ser uma ótima opção, visto que ela permite com que você coloque uma etiqueta e separe por categorias de uma forma mais fácil.

           

          Use o self storage

          Com o início da popularização nos anos 60 nos Estados Unidos, o self storage é um serviço de armazenamento em que o cliente aluga um espaço para manter itens e objetos pessoais, por tempo indeterminado.

          É uma opção excelente para arquivar documentos de escritório, uma vez que ocupam muito espaço e nem todos os papéis precisam estar no alcance das mãos a todo momento.

          Em resumo, o self storage é um guarda volumes e pode ser utilizado de diversas maneiras. Tudo o que você precisa é escolher o tamanho da caixa que necessita para a armazenagem de documentos.

          Esse tipo de armazenamento permite com que você libere mais espaço e não tenha que se preocupar com os documentos. Acima de tudo, é uma prática que cabe no seu bolso.

           

          Guardar documentos em self storage é seguro?

          Sim! Inclusive, é a opção mais segura para utilizar como um guarda arquivos. Na Guarde Mais, o processo é feito com extrema segurança desde a contratação do serviço. Isso porque o próprio cliente faz o armazenamento dos produtos, não terceiros.

          Em resumo, a chave é sua e os documentos são seus, apenas você tem acesso aos seus arquivos.

          Além disso, a Guarde Mais conta com monitoramento 24 horas, seguradora, portaria e cada cliente tem sua própria chave e cuida da sua entrada, ou seja, extremamente seguro! O guarda documentos será apenas seu e você pode administrar do jeito que preferir.

          Assim que já tiver contratado um self storage, é interessante manter os boxes separados pelas mesmas categorias. Muitas vezes, separar com cores é uma solução visual que pode ser sua aliada na hora de procurar documentos antigos.

          Deixe os arquivos que você sabe que precisará em breve nos lugares mais acessíveis e de maior visibilidade. E mais uma vez vale reforçar: identifique os documentos!

           

          – Leia também:
          >>> Self storage é seguro?

           

          Quem pode contratar o serviço de self storage da Guarde Mais?

          Qualquer pessoa física ou jurídica pode contratar um guarda volumes da Guarde Mais!

           

          Seja organizado

          A imagem mostra o uso do Self Storage para guardar documentos e arquivos.

          Quando tudo estiver em seu devido lugar, é de extrema importância que esse hábito seja mantido com frequência. Não volte a acumular documentos, descarte tudo que estiver com o prazo de validade ultrapassado.

          De tempo em tempo, revise todos os documentos que estão arquivados e confira se há necessidade de continuarem ocupando espaço. Outra opção é buscar por boletos e recibos de forma online, evitando mais arquivos que, em breve, serão enviados à pilha dos arquivos mortos.

           

          Mantenha uma pilha de documentos ativos

          Por fim, confira quais documentos são utilizados no dia a dia e deixe sempre por perto. Por exemplo: notas fiscais, manuais, documentos vigentes, entre outros. Confira minuciosamente a data de validade de cada um, porque isso é outra coisa que economiza e otimiza o seu tempo.

           

          Faça seu orçamento com a Guarde Mais

          Agora que você já sabe a melhor forma de organizar seus acervos empresariais, não esqueça de contratar a empresa certeira que guarda documentos e arquivos para você. A Guarde Mais tem experiência no ramo e conta com uma equipe especializada para te ajudar da melhor maneira.

          Contando com um preço justo e boxes de todos os tamanhos que você precisa, temos a solução para livrar as gavetas do seu escritório. Entre em contato com a Guarde Mais, através do e-mail ou visite a unidade mais próxima!

           

          – Leia também:
          >>> Vai usar um self storage pela primeira vez? Confira tudo o que você tem que saber

          >>> Como armazenar corretamente objetos em um box de self storage?

          Deixe seu Comentário
          Deixe seu Comentário

          Idiomas