O almoxarifado da empresa é sempre um espaço de difícil organização e isso pode acabar atrapalhando a rotina, pois a logística tem um papel muito importante para o bom desempenho de qualquer empresa e quando o almoxarifado não funciona da maneira correta, pode acabar afetando todo o andamento da empresa. Mas o que seria o almoxarifado e sua importância na empresa?
Basicamente é um espaço físico que empresas, sejam públicas ou privadas, usam para controlar ou estocar seus materiais, mesmo que esses não sejam de reposição, mas sim de consumo da própria empresa, aliás, algumas empresas costumam usar esse espaço de almoxarifado também com o nome de “estoque”, isso fica a critério de cada logística. Quanto ao tamanho do espaço, isso vai depender muito das necessidades de cada negócio, pode ser desde um armazém, um depósito, galpão, até um espaço menor, uma pequena sala dentro da empresa.
O que conta mesmo é a logística que, sem a administração correta, pode se tornar um lugar para depósito de coisas inúteis ou para coisas que ninguém sabe onde colocar, tornando difícil a simples tarefa de encontrar um objeto, e ainda correndo o risco de ter alguns prejuízos sérios, por conta da perda da validade dos produtos, por exemplo.
Essas são apenas algumas das razões do porquê ser tão importante que o almoxarifado esteja sempre bem organizado, sendo assim, antes de iniciar o processo de organização, a empresa precisa entender bem qual é a função do almoxarifado no seu negócio e, caso ele esteja sendo usado para mais de uma função, separe essas funções e comece a organização.
Lembre-se: almoxarifado não é depósito! Se sua empresa possui objetos ou arquivos que raramente usa e são estocados com objetos de uso frequente no almoxarifado, isso deve mudar, a organização do seu almoxarifado precisa passar por separação do que precisa ficar guardado, mas não é usado, e do que precisa de acesso mais fácil, e na dúvida de onde armazenar esses arquivos mortos, a solução para sua logística é o armazenamento em um self storage para empresas!
Self storage é um termo que vem do inglês e significa autoarmazenamento. Nesses espaços as empresas podem guardar vários tipos de materiais, objetos, documentos, mobílias e etc.
No caso de documentos, por exemplo, existem vários que precisam ser guardados por até 5 anos para comprovação fiscal e viram arquivos morto, de raríssimo ou nenhum uso e, nesses casos, o ideal é não deixar guardado no almoxarifado ocupando um espaço que poderia ser usado para outros materiais, além de, muitas vezes, acabar atrapalhando a rotina e organização do almoxarifado.
Para essas situações em que sua empresa precisa de um espaço, para armazenar documentos de arquivo morto, o box de self storage é uma excelente solução, pois o espaço pode ser de acordo com a sua necessidade, podendo ser um box para armazenar apenas algumas caixas de arquivos, ou tamanhos que permitam o armazenamento de várias mobílias e até o estoque empresa.
Agora, se você estiver preocupado com os custos desse serviço, saiba que o valor é bastante acessível e sai até mais em conta do que você alugar um imóvel para gerenciar seu almoxarifado/estoque, sem contar o melhor custo benefício, pois os espaços de self storage são totalmente seguros, todo o acesso é controlado e monitorado por câmeras e apenas clientes tem acesso, e no quesito privacidade dos itens armazenados, pode ficar tranquilo, somente o locatário tem posse da chave.
Os espaços possuem ventilação e são dedetizados com frequência, e se você estiver em dúvida sobre o que se pode armazenar em um box self storage, podemos dizer que basicamente quase tudo, vamos apenas excluir da lista os materiais inflamáveis, tóxicos corrosíveis e com possível risco de explosão, além de qualquer tipo de arma, produto de origem ilegal, seres vivos ou mortos, plantas e objetos de valor, esses não têm permissão.
E se ainda estiver em dúvida quanto as vantagens, segue mais uma: você não precisa ter um contrato longo de locação, pois o contrato é bastante flexível, e se o espaço que locou ficou pequeno ou muito grande, é só trocar para um espaço que atenda melhor a sua demanda.
Agora que você já sabe que pode contar com os serviços de self storage para guardar itens não tão utilizados, mas essências a se manter, vamos às dicas de como organizar o almoxarifado.
Primeiramente, é essencial que sua empresa contrate um supervisor de almoxarifado, ele será o profissional responsável por supervisionar toda a rotina de recebimento, cadastramento, estocagem e liberação dos materiais e mercadorias. É muito importante ter um responsável para esse setor, pois é dele que depende o sucesso da sua logística, esse profissional será capaz de manter todo o controle do seu estoque, através de sistemas, planilhas e indicadores, evitando assim que tenha prejuízos com não cumprimento de prazos ou perda de produtos, por exemplo, além disso, se forem necessários mais de uma pessoa para trabalhar em seu almoxarifado e manter o bom funcionamento, o supervisor será mais que essencial para gerir a equipe.
É essencial que se pense no espaço que você terá disponível para usar como almoxarifado, não pode ser demasiadamente grande e nem pequeno demais. A iluminação e ventilação também são importantes, e não esqueça que o ideal é que as paredes sejam impermeabilizadas e dedetização em dia. Com o espaço necessário determinado e todos os primeiros cuidados, é preciso pensar no layout do almoxarifado, definir o tamanho das prateleiras, a organização dos produtos e todos os outros elementos e espaços necessários para o andamento dos processos e toda a rotina.
Pode parecer absurda essa dica, mas não é incomum que muitas empresas não incluam esse espaço na faxina constante da empresa, mas isso é um erro bem sério, pois a falta da limpeza regular no espaço leva ao acúmulo de sujeita e, consequentemente, o aparecimento de roedores e insetos indesejáveis.
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No momento da organização do espaço é preciso fazer um controle do almoxarifado e organizar adequadamente os produtos, cada prateleira é feita para aguentar um determinado peso, é preciso ficar atento a isso para evitar acidentes futuros, deixe os objetos pesados nas prateleiras de baixo e os objetos leves nas prateleiras de cima. Por fim, organizar os materiais, com prazos de vencimento próximos, mais à frente, é sempre a melhor opção para evitar desperdícios.
A principal função do almoxarifado é manter o estoque da empresa, portanto, o colaborador responsável pelo espaço, ou o supervisor, precisa manter o controle em dia, identificando, classificando e mantendo toda a contagem em ordem é essencial para que a empresa possa administrar suas vendas e compras de materiais evitando o desperdício.
Mercadoria parada pode representar um risco para sua empresa, por isso é essencial que se faça o levantamento, periodicamente, e assim manter organização do estoque em dia. Fique de olho no que está parado e o que sai com mais frequência, essa é uma forma de saber qual é o momento ideal para uma promoção ou para compra de um produto.
Se seu almoxarifado é muito grande, o ideal é sempre contar com software de gestão. Aliás, esses aplicativos possuem integração com a área de vendas e compras e pode melhorar muito a organização do almoxarifado, integração entre os setores é essencial.
Lembre-se, o almoxarifado é um espaço importante para sua empresa, evite usar esse espaço para depositar materiais inúteis para o dia a dia e para acúmulos. Mas se mesmo com essas dicas o seu problema ainda for arrumar um espaço para usar como almoxarifado e organizar a sua logística, conte sempre com os serviços da Guarde Mais, a melhor em self storage e com unidades em todo território Nacional.
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